Nilsiän Apassit ry

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä Nilsiän Apassit ry Romeikontie 26 73360 Pajulahti apassit@apassit.net Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä. 2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa Kerkko Holopainen Nilsiän Apassit ry Romeikontie 26 73360 Pajulahti kerkko.holopainen@apassit.net +358 50 505 6779 3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin: • Jäsenyyksien ylläpito • Kilpailutoiminnan toteuttaminen • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu • Sähköinen jäsenviestintä • Analysointi ja tilastointi • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen 4. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä: • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli • mahdolliset luvat ja suostumukset • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta • ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot • seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva 5. Säännönmukaiset tietolähteet • jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla • rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla • lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä 6. Tietojen säilytysaika Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. 7. Henkilötietojen käsittelijät Seuran toimihenkilöt, joiden tehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja heidän kanssaan on tehty erillisen salassapito ja tietojenkäsittelysitoumus. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa: • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa. • Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin (markkinointilupa), voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Seuramappi käyttää suojattua yhteyttä (https://seuramappi.fi/nilsianapassit). Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että̈ syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Seuramapin kaikki palvelimet (pilvipalvelun tarjoaja M & V Software) sijaitsevat Suomen rajojen sisäpuolella. Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden tehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Eri käyttöoikeuksilla rajataan tietojen näkyvyyttä ja käyttöä eri Seuramapin osissa. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Käyttäjätunnukset on mahdollista poistaa käytöstä. Selaimen istunnossa on määräaika jos ohjelmaa ei käytetä, käyttäjä kirjataan ulos. Alle 16-vuotiaan rekistöröintiin tarvitaan huoltajan suostumus. 11. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Nilsiän Apassit ry / Tietosuoja Romeikontie 26 73360 Pajulahti tai sähköpostitse osoitteeseen kerkko.holopainen@apassit.net Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Versio 2.3.8